Как часто сталкиваются компании с необходимостью закупки и взаимодействия с поставщиком? Постоянно. И каждому руководителю хотелось бы работать только с надежными, опытными и высококвалифицированными партнерами. Однако, на деле мы сталкиваемся с обманами, невозможностью выполнить условия договора, проблемами с налоговой и т.д. Чтобы избежать таких последствий, необходимо проводить аккредитацию поставщиков. Детально проверяя контрагента, запрашивая необходимые документы, снижаются риски финансовых потерь, снижения репутации и т.п. Однако, аккредитация занимает достаточно продолжительное время и требует выполнения определенных условий, не всегда удобных для руководителя. А для того чтобы процесс стал более простым, удобным и эффективным, разработана специальная система проверки поставщиков, требующая минимум усилий со стороны ответственного лица. NSI.company помогает автоматизировать проверку надёжности поставщиков, имея возможность интеграции с 1С:Предприятие.
Что понимается под аккредитацией поставщиков
Аккредитацией называется оценка квалификации организации: способности выполнять условия договора по предоставлению услуг, отгрузке товаров и производстве работ в полном объёме. Подтверждением пройденной оценки становится выданное свидетельство и внесение в реестр надежных поставщиков.
Выбирая контрагента, руководитель обращает внимание на ряд параметров:
- наличие правоспособности организации, регистрацию, предоставляющую право ведения бизнеса, и соответствующие лицензии;
- достаточность квалификации и опыта в заданной сфере;
- обладание всеми необходимыми ресурсами: материальными, техническими и кадровыми;
- платежеспособность. Недопустимо наличие банкротства, ликвидации, ареста, приостановки экономической деятельности предприятия;
- исправность уплаты налогов и иных сборов, без просрочек. Репутация проверяется за отчетный период;
- фигурирование в реестре недобросовестных поставщиков.
Всё это важно проверять до начала сотрудничества, для чего компаниям рекомендуется проводить аккредитацию поставщиков. Оценка квалификации может производиться сторонним органом, а может быть интегрирована прямо в 1С систему, что значительно облегчает задачу.
Для чего необходимо проводить аккредитацию поставщиков
Целью ревизии является желание сделать процесс закупки:
- быстрее, надёжнее, по максимуму эффективнее;
- прозрачнее;
- проще и понятнее.
Другими словами, каждая компания стремится к сотрудничеству с квалифицированным контрагентом, способным обеспечить ее потребности.
Утверждение поставщика в качестве надежного решает несколько задач:
- защищает предпринимателей от потерь и излишних рисков, связанных с некачественной или просроченной работой;
- ускоряет процесс закупки благодаря рационализации документооборота.
Контроль качества поставщика является добровольным и общедоступным делом, с предоставлением всей необходимой для инспекции информации и требований.
В процессе аккредитации участвуют руководитель компании, решивший оценить контрагента, поставщик, согласившийся на процедуру, и проверяющая компания. Руководитель помимо инициирования проверки самостоятельно разрабатывает параметры анализа.
Поставщик, добровольно согласившийся на оценку квалификации, обязуется:
- отправить заявку на процедуру;
- предоставить пакет документов;
- соответствовать требованиям проверяющей комиссии;
- допустить экспертов к обследованию документов и производства.
После проведения проверки юридическое или физическое лицо включают в реестр аккредитованных поставщиков. В дальнейшем они оперативно подтверждают статус, а о возникших изменениях сообщают в органы проверки.
Как попасть в список надежных поставщиков
Задаваясь вопросом проверки партнера, руководитель может ориентироваться на реестр аккредитованных поставщиков, где размещена актуальная информация о статусе организации либо физического лица. В реестре присутствуют сведения:
1) наименование компании либо ФИО ИП;
б) товары, услуги, работы, которые предоставляет контрагент;
в) необходимые для инспекции документы;
г) дата одобрения и прекращения аккредитации.
Для того чтобы организацию включили в данный список, необходимо получить свидетельство об аккредитации. Поставщик отправляет в выбранную организацию заявление на процедуру, в котором указывает:
- Полное наименование, ОПФ, юридический и фактический адрес, контактные данные, если это организация.
- Для ИП и физических лиц — ФИО, паспорт, адрес регистрации и фактический, телефон, почта.
- Вид экономической деятельности.
- Государственную регистрацию.
- Согласие на аккредитацию.
- Ссылку на подтверждение оплаты за услугу аккредитации.
К заявлению прикрепляются копии:
- учредительных документов, заверенных у нотариуса;
- государственной регистрации как юрлица либо ИП;
- актуальной выписки из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП;
- свидетельство из налоговой о постановке на учет;
- лицензий, патентов, если они есть;
- бухгалтерской отчетности за 2 года.
Указанные бумаги дополняются:
- заполненным бланком, подтверждающим соответствие компании необходимым условиям;
- подтверждением опыта поставщика;
- справкой о наличии материально-технических ресурсов;
- данными о наличии и численности сотрудников.
Все перечисленные сведения предоставляются проверяющему органу как в печатном, так и в электронном виде. Рассматривается заявление не более месяца. В процессе проверки на территорию организации может быть совершен выезд, нацеленный на подтверждение указанного адреса, материалов и иных необходимых для выполнения работ ресурсов, наличия указанного персонала.
Если квалификацию одобряют, то направляют свидетельство в течение трех рабочий дней со дня принятия решения. Такой документ действителен в течение года.
Внимательное отношение к поставщикам, владение оперативной информацией является одним из факторов хорошей репутации компании, успешной финансовой деятельности и долгосрочного сотрудничества.
Когда аккредитации могут лишить
После проверки поставщик имеет следующие права и обязанности:
- Вовремя отправлять информацию об актуальных изменениях проверяющему лицу. Данные должны быть всегда достоверными.
- Отказываться от аккредитации, если уже имеется свидетельство.
- Сотрудничать с компаниями по аккредитованным услугам, товарам и работам.
- Принимать либо отклонять запрос на закупку, указывая причину отказа. Не оставлять приглашение без ответа: это может привести к отмене аккредитации.
Квалифицированный контрагент может повторно пройти оценку надежности по истечении срока действия свидетельства. В таком случае он подает заявку не позднее, чем за месяц до окончания даты завершения аккредитации, и не раньше, чем за три месяца.
Проверяя организацию, есть возможность совершать выездную ревизию и запрашивать интересующую информацию. При выявлении каких-либо отклонений от нормы, поставщику могут предложить исправить нарушения, если они незначительны, либо отстранить от аккредитации, если искажения в данных существенны и намеренно созданы.
Лишить квалификации могут в случае:
- недостоверности данных;
- несоответствия требованиям аккредитации;
- отказа от составления договора по сделкам;
- систематического невыполнения своих обязанностей;
- нахождение поставщика в реестре недобросовестных.
Наименование поставщика, лишенного аккредитации, а также причину отстранения, можно посмотреть в реестре.
Проведение ревизии дает хорошую гарантию надёжности организации. Однако оценка квалификации в специализированных фирмах занимает продолжительное время и затрачивает материальные ресурсы, а для компании это период ожидания, ведь проверка может длиться целый месяц. Существует ли способ, требующий как от заявителя, так и поставщика меньших усилий? Сейчас рассмотрим.
Способы проверки поставщиков
Различные системы участия в закупочной деятельности предполагают разные варианты мониторинга.
Привычный всем подход рассмотрен в статье и основан на намеренной проверке тех компаний, к сотрудничеству с которыми организация готова. Таким образом фирма отсеивает недобросовестных контрагентов и закупается только у тех, кому доверяет.
Плюсы стандартной аккредитации в том, что на неё заявляются, как правило, лица с хорошей репутацией. Однако, минусов такого громоздкого процесса куда больше. Во-первых, это масштабность проверки, предполагающая выезд на адрес, который может находиться на приличном расстоянии, а сам штат сотрудников и промышленные площади — огромными. Частое проведение аккредитации предполагает определенные затраты. Также никто не гарантирует, что человек, проверяющий компанию, не будет подкуплен.
Некоторые компании выбирают другой способ взаимодействия с контрагентами, предполагающий естественный отбор самых конкурентоспособных и перспективных организаций. Это касается электронных торговых площадок. Смысл заключается в том, что заказчик объявляет о закупках, на которые все желающие могут подать заявку. Дальше начинается процесс отбора, когда поставщики проходят через ряд проверок. Для этого регистрируются на ЭТП, пополнят счет, подают заявку, предоставляют документы и ждут решения.
Наша компания предлагает проводить проверку сразу всех потенциальных партнеров, используя удобный сервис NSI. company. Вы вводите ИНН либо название фирмы и получаете все данные, достаточные для качественной оценки контрагента. Отсеиваются фирмы-однодневки, банкроты, ненадежные контрагенты. В итоге компания имеет все необходимое, чтобы сотрудничать только с благонадежными фирмами.
При этом руководству нет необходимости каждый раз проводить аккредитацию нового поставщика, у программы есть возможность сопряжения с 1C:Предприятие, руководитель просто заносит данные и принимает решение. Время, потраченное на ревизию, является ценным, поэтому чем меньше она занимает, тем лучше для бизнеса.
