Контроль дебиторской задолженности

Юридические лица и индивидуальные предприниматели постоянно взаимодействуют с другими контрагентами в своей экономической деятельности. Если кто-то вовремя не оплатил, возникает дебиторская и кредиторская задолженность.  Что же относится к понятиям дебиторки и кредиторки, почему важно контролировать размер и состав дебиторской задолженности, читайте далее.

Когда возникает дебиторская задолженность

Контрагент, который должен вашей компании определенную денежную сумму называется дебитором. Соответственно, эти деньги,  а проще говоря долги контрагента,  называют дебиторской задолженностью.

Рассмотрев различных экономических операции,  разберем варианты возникновения дебиторской задолженности:

• компания поставила товар или оказала какие-либо услугу другой фирме. Фирма не оплатила полностью за предоставленный товар, в результате возникла задолженность, которая называется дебиторской.
• обратная ситуация возникновения дебиторской задолженности. Ваша организация внесла предоплату за какую-то продукцию контрагенту, но он обязательства по поставке пока не выполнил. 
• дебиторская задолженность может возникнуть и при расчетах с сотрудниками организации. Например: когда подотчетные лицо не отчиталось перед компанией за потраченные средства.  Или когда сотруднику выдан аванс в счет еще не отработанного периода времени.
• переплатив налоги или другие обязательные платежи, организация также создаст дебиторку.

Основную сумму дебиторской задолженности создают, конечно же, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками и иными бизнес партнерами компании.

Дебиторская задолженность будет числиться в активах на балансе организации до тех пор, пока не будут исполнены обязательства по поставкам или не погашены долги контрагентов перед организацией.

Когда возникает кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность — это долги вашей организации перед юридическими или физическими лицами. Разберем наиболее распространенные случаи образования кредиторки:

• поставщиками поставлен предприятию товар, но оплата за него еще не произведена;
• контрагент внес аванс за будущие поставки товаров или предоставление услуг, но организация свои обязательства по договору еще не выполнила;
• задолженность предприятия перед своими сотрудниками по заработной плате и другими платежами;
• долги по налогам и другим обязательным платежам в различные внебюджетные фонды; 
• займы и кредиты, взятые у финансовых институтов.

Кредиторка относится к пассивам компании и будет учитываться в финансовой отчетности фирмы до полного погашения долгов или исполнения обязательств, согласно договоров перед бизнес партнерами.

Анализ сроков и структуры дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность подразделяется по срокам, в которые контрагент обязуется погасить свои обязательства.

• текущая (краткосрочная), когда, согласно договора с контрагентом, срок исполнения договоренностей не более года; долгосрочная — если этот срок составляет более года.
• просроченная, когда все оговоренные в договоре сроки нарушены дебитором. Такие случаи отрицательно сказываются на ликвидности компании, однако возможности погашения остаются. В случае, если дебиторская задолженность не обеспечена залогом, банковской гарантией или поручительством, а просрочка составляет от 45-90 дней компания может учесть в начисление резерва половину долга. По истечению этого срока, просрочка может полностью учитываться при формировании резерва.
• безнадежная задолженность может возникнуть в случаях банкротства контрагента, недобросовестности партнера, ликвидации компании и прочих форс-мажорных обстоятельств. Иногда взыскание можно произвести в судебном порядке, но бывает, что сделать это невозможно.

Разберем по каким причинам может возникать просрочка по задолженности:

1. финансовые проблемы, возникшие у контрагента. Даже если вчера ваш партнер был успешным и крепко стоял на ногах, то сегодня ситуация может сильно измениться, различные обстоятельства могут повлиять на его финансовое состояние, что, естественно, отразится на вашей компании.
2. форс-мажор. К сожалению никто не застрахован от непредвиденных обстоятельств. Различные стихийные бедствия, пожары, аварии и прочее могут привести к полному не возврату вашей фирме долгов от  контрагента.
3. недобросовестный партнер. В своей деятельности фирма может столкнуться с мошенничеством, неплатежеспособностью и безответственностью партнера, поэтому очень важно проверять тех,  с кем ваша фирма планирует сотрудничать.

Риски, связанные с дебиторской задолженностью

Дебиторка и кредиторка — это две стороны баланса. Их соотношение очень важно и показывает финансовую стабильность организации. Казалось бы, когда фирме должны, это хорошо, ведь активы растут, однако это не всегда так. По сути дебиторская задолженность — это “замороженные” денежные средства. Организация не может их использовать в товарообороте, направить на развитие и расширение бизнеса. И вроде бы по балансу финансовое положение организации отличное, но по факту денежных средств катастрофически не хватает.

Возникновение дебиторской задолженности несет за собой определенные риски,  а именно:

• риск неуплаты за товар или услугу. Можно сказать, не давайте в долг и не возникнет проблем. Однако, это существенно снизит количество потенциальные клиентов, которые предпочитают работать по постоплате или с рассрочкой платежа.
• риск непоставки уже оплаченной продукции, в связи с чем ваша компания может не исполнить свои обязательства перед другими клиентами;

В результате таких рисков возникает вероятность убытков и потерь, что негативно отразится на финансовом состоянии фирмы.

Какие действия можно предпринять компании, чтобы минимизировать такие риски: в первую очередь это тщательная проверка контрагентов.

Особое внимание уделите новым контрагентам, особенно в части проявления должной осмотрительности. Проверьте, выполняются ли внутренние регламенты компании по принятию нового контрагента.  Есть ли у вас в наличии регистрационные документы, документы, подтверждающие деловую репутацию, переписка, которая подтверждает возможность исполнения договора.

Проводя скоринговую оценку будущего контрагента нужно  использовать, как данные из открытых источников, так и данные его финансовой отчетности. 

С помощью системы https://www.nsi.company/services/ можно провести быстро финансовый анализ потенциального бизнес партнера и оценить его платежеспособность и надежность. Важно оценить наличие у будущего партнера собственных средств, имущества, оборотных средств, всего, чем в случае финансовой несостоятельности он способен расплатиться по обязательствам. Также посмотрите кредиторскую задолженность у потенциального партнера, ее сумму, сроки и нет ли просроченной задолженности. Большая кредиторка плохой показатель, значит фирма с трудом рассчитывается по своим обязательствам. И возможно в будущем она не сможет рассчитаться с вашей фирмой.

В условиях экономического кризиса, финансовое состояние компании меняется очень быстро. Для минимизации рисков необходимо контролировать и тех бизнес партнеров, с которыми у вас давнее сотрудничество. Система NSI.COMPANY быстро и эффективно проведет скоринговую оценку этих компаний. 

Прежде, чем сотрудничать с партнерами по предоплате, с рассрочкой платежа или по постоплате необходимо:

• заранее просчитывать какой объем денежных средств можете предоставить в долг дебитору, чтобы в случае задержек с оплатой это не ударило по вашему финансовому положению. Необходимо понимать, что объем отсрочки платежей, предоставленный покупателям должен быть меньше, в редких случаях равен, объемам отсрочки платежей вашим поставщикам. Иначе компания столкнется с нехваткой денежных средств, что отразится на товарообороте и платежеспособности.
• заключать договора с контрагентом, прописав все нюансы сотрудничества, а именно возможные суммы отсрочек по оплате, сроки отсрочки, возможные санкции, штрафы и пени в случае несвоевременной оплаты или срывов сроков поставок.
• брать поручительства от руководства партнера или третьих лиц, а также иные гарантийные обязательства (залоги, банковские гарантии). 
• в случае заключения крупных сделок застраховать дебиторскую задолженность, максимально обезопасив себя от убытков в случае неисполнения обязательств поставщиком или покупателем. Страхую дебиторскую задолженность, предприятие оплачивает страховой определенный дисконт, но получает возмещение по долгам дебитора. После этого требовать задолженность с дебитора будет страховая компания. Страхование помогает, даже если ваш контрагент признал себя банкротом, что очень актуально в период кризиса.

Управление дебиторской задолженностью

Организации необходимо тщательно анализировать состав дебиторской и кредиторской задолженности. Во время непростой экономической ситуации проблема неплатежей одна из основных.Что же нужно предпринять компании в определенных случаях роста дебиторской задолженности:

• Если выросла дебиторская задолженность по авансам, выданным поставщикам, то уточните у поставщиков когда будет поставка предоплаченного товара. Если поставка уже состоялась, то отразите поступление в учете. Чтобы в учете были отражены все хозяйственные сделки с контрагентами, инициируйте проведение сверки расчетов.
• Как правило, компании проводят сверку расчетов до составления баланса.  Но никто не запрещает сверяться с контрагентами на любую дату  и за любой промежуток времени. Не бойтесь требовать с должников  деньги вашей организации, звонить им и писать претензионные письма. Вы имеете право получить вовремя свои деньги за поставленный товар или услугу.
• жесткий контроль за своевременными платежами от покупателей или заказчиков. Ввести строгие правила, если клиент вовремя не оплатил за товар, поставки прекратить. Конечно вы можете потерять определенный процент клиентов, но зато обезопасите себя от возможных убытков.
• Если компания осуществляет операции с контрагентами в иностранной валюте, то необходимо проверить курс валют и произвести переоценку задолженностей на последний день календарного месяца и на дату совершения операции. Что касается полученных и выданных авансов, то они учитываются по курсу на день расчетов и не подлежат переоценке на отчетную дату, как в бухгалтерском, так и налоговом учете.
• если у одного и того контрагента есть перед вами дебиторка и кредиторка (встречная задолженность), то можно произвести взаимозачет, начиная с погашения самой старой задолженности.
• попробуйте договориться с должником о бартере. Возможно у него сейчас нет денег, но он может рассчитаться с вами товаром или необходимыми вам услугами.
• мотивируйте ваших сотрудников, менеджеров, чтобы их вознаграждение зависело не только от заключенных сделок, но и своевременных оплат от клиента.
• распределите между отделами вашей компании ответственность за дебиторскую задолженность. Например: Коммерческий отдел производит тщательную проверку контрагентов, просчитывает возможности отсрочки, ее сроки и суммы.  Бухгалтерия ведет учет, контроль над оформлением и ведением дебиторской задолженности. Юридический отдел занимается просроченной и безнадежной задолженностью, ведя переговоры, переписки, составляя претензии и в крайних случаях иски в суд.
• в случае нарушения сроков оплаты или поставок от вашего партнера может образоваться просроченная дебиторская задолженность. Если контрагент не реагирует на ваши письма и не идет на контакт, злостно уклоняясь от оплаты или поставок, то лучше обратиться для взыскания долга в судебные инстанции.

Как быть, если ваш дебитор крупный VIP-клиент

Допустим, ваша компания относится к малому или среднему бизнесу и вам повезло заключить сотрудничество с какой-то крупной торговой сетью или другой очень крупной организацией. С одной стороны это прекрасный шанс развития вашего бизнеса, с другой, именно с такими партнерами часто возникают дебиторские задолженности. В таком сотрудничестве заинтересованы в первую очередь вы, для крупной сети не проблема найти нового такого  партнера. Как правильно взаимодействовать с такими клиентами:

• В таком сотрудничестве не нужно пытаться выходить на собственников сети или генерального директора, вы для них не важны и лично с вами они не взаимодействуют. 
• Тем более не стоит поручать общаться с руководством VIP-клиентов менеджерам, это разный уровень иерархической пирамиды. С такими клиентами нужно общаться непосредственно руководителю вашей компании.
• С обычными рядовыми сотрудниками (бухгалтерами, менеджерами) вы быстрее найдете общий язык и решите проблему неуплаты. Руководителю вашего предприятия нужно самому контролировать все сделки с таким клиентом и самому взаимодействовать с нужными сотрудниками.
• Необходимо понимать, что неоплаты не связаны с финансовыми затруднениями у VIP-клиента, просто таких контрагентов, как ваша организация у него тысячи и просто могли забыть про ваши платежи. 
• Выясните, за выполнение каких показателей сотрудники VIP-клиента получают вознаграждения и помогите им с этим. В свою очередь, они всегда будут помогать вам в решении ваших вопросов. 

Как воздействовать на недобросовестного контрагента

Легкомысленность в выборе контрагента и поверхностная проверка может привести к тому, что вы столкнетесь с недобросовестным партнером. Что же можно предпринять в таких случаях:

• в первую очередь прекратить сотрудничество после первых же неоплат или не поставок. 
• попробовать взаимодействовать на него психологически, всячески напоминая о долгах и об ответственности за просроченную задолженность ;
• применить штрафы и санкции, если они прописаны в договоре с ним;
• в случае, если вышеперечисленные меры не оказывают воздействия, обратиться в судебные инстанции, чтобы взыскать долг в принудительном порядке. По закону срок исковой давности по долгам 3 года, если за это время организация не подала иск, задолженность будет признана безнадежной.

Списание безнадежной задолженности

Если задолженность признана безнадежной, невозможной к взысканию, то предприятие ее списывает. Делают это на основания приказа руководителя фирмы, письменного обоснования и проведенной инвентаризации. Организация может списать ее в убыток, однако на балансе долги должны числиться еще пять лет.

Доказательством о невозможности взыскания являются:

• ликвидация фирмы, подтвержденная выпиской из ЕГРЮЛ;
• решение суда о невозможности удовлетворения иска по взысканию;
• акт судебных приставов, о том, что долг взыскать нельзя.

Почему контроль дебиторской задолженности так важен

В бизнесе все взаимосвязано, своего рода, это постоянный круговорот товаров, услуг, денежных средств. И если вам сорвал поставку товара ваш поставщик, вы, в свою очередь, можете подвести своих клиентов.

Из всего вышесказанного понятно, что дебиторская задолженность — это фактически данные деньги в долг, причем без процентов, другой организации или индивидуальному предпринимателю. Дав в долг, ваша компания вынимает эти финансы из своего оборота и как бы “консервирует” их на определенный период. Если этот период небольшой и выплаты по обязательствам вам происходят своевременно, то ничего страшного в этом нет. 

Финансистам предприятия необходимо следить за таким показателем, как коэффициент оборачиваемость дебиторки. Для его расчета берется соотношение объема, проданного товара, оказанных услуг к среднему размеру дебиторской задолженности. Этот коэффициент показывает насколько эффективно происходит взыскание долгов с должников. Чем ниже этот показатель, тем больше у вашей организации контрагентов, не способных вовремя рассчитаться по своим обязательствам. А значит ваша организация безответственно подходит к выбору бизнес партнеров.

Нередки случаи, когда предприятия терпели большие убытки и даже банкротство из-за проблем с непорядочным партнерам или форс-мажорных обстоятельств.

Лучше подстраховаться, очень ответственно подойди к выбору потенциального бизнес партнера. Тщательно проверять его на добросовестность, платежеспособность, финансовую стабильность. В сомнительных ситуациях не вносить авансы, не давать отсрочек платежа, не отгружать товар в долг. Лучше потерять какого-то клиента, чем приобрести убытки. Конечно, лучше всего работать по предоплате, но ваш контрагент тоже не заинтересован в возникновении у себя дебиторской задолженности.

Особенно внимательными нужно быть при заключении крупных сделок, которые могут в случае неисполнения обязательств сильно отразится на финансовом состоянии вашего предприятия.